Polityka prywatności RepCak

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Kacper Sadowski, działający pod nazwą RepCak.

Dane kontaktowe:

W sprawach dotyczących usług, zgłoszeń oraz danych osobowych możesz skontaktować się z RepCak za pomocą powyższego adresu e-mail.

2. Jakie dane przetwarzamy

W związku z korzystaniem ze strony internetowej, zgłoszeniem urządzenia i realizacją usług serwisowych możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• numer telefonu,
• adres e-mail, jeżeli został podany,
• numer zlecenia,
• rodzaj urządzenia,
• markę i model urządzenia,
• numer seryjny lub inny identyfikator urządzenia, jeżeli został podany,
• opis usterki,
• informacje przekazane w trakcie kontaktu z serwisem,
• informacje dotyczące wykonanych czynności serwisowych,
• informacje dotyczące wyceny i rozliczenia usługi,
• dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, w zakresie niezbędnym do jej działania i zapewnienia bezpieczeństwa.

Nie należy wpisywać w formularzu zgłoszeniowym haseł, kodów PIN, danych logowania do kont, danych kart płatniczych ani innych informacji, które nie są potrzebne do zgłoszenia urządzenia.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przyjęcie zgłoszenia, przygotowanie wyceny i kontakt

Dane są przetwarzane w celu podjęcia działań na żądanie klienta przed zawarciem umowy oraz w związku z realizacją usługi.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Realizacja zlecenia serwisowego

Dane są wykorzystywane do identyfikacji klienta i urządzenia, diagnozy, wykonania naprawy, kontaktu w sprawie zlecenia, przekazywania informacji o statusie oraz wydania urządzenia.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Rozliczenia i obowiązki wynikające z przepisów prawa

Dane mogą być przetwarzane w zakresie wymaganym przez przepisy podatkowe, rachunkowe lub inne obowiązujące przepisy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dochodzenie i obrona przed roszczeniami

Niektóre dane dotyczące zlecenia mogą być przechowywane po zakończeniu usługi w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ochronie jego praw.

Bezpieczeństwo strony i systemu

Dane techniczne, logi oraz informacje dotyczące korzystania z systemu mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa strony, wykrywania nadużyć oraz ochrony danych klientów.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Dane znajdujące się na urządzeniach przekazanych do serwisu

Naprawiane komputery, laptopy i telefony mogą zawierać dane osobowe klienta lub innych osób.

RepCak nie przegląda zawartości urządzenia w celach niezwiązanych z realizacją zlecenia.

Dostęp do danych zapisanych na urządzeniu może nastąpić wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonania diagnostyki, naprawy, testów lub innych czynności uzgodnionych z klientem.

Jeżeli wykonanie usługi nie wymaga dostępu do danych użytkownika, serwis nie powinien uzyskiwać do nich dostępu.

Klient powinien, jeżeli jest to możliwe, wykonać kopię zapasową ważnych danych przed przekazaniem urządzenia do serwisu.

Hasła, kody PIN i dane logowania powinny być przekazywane wyłącznie wtedy, gdy jest to rzeczywiście niezbędne do wykonania uzgodnionej usługi i w sposób ustalony bezpośrednio z serwisem, a nie poprzez publiczny formularz zgłoszeniowy.

5. Sprawdzanie statusu zlecenia

Strona umożliwia sprawdzenie statusu naprawy.

W celu weryfikacji klienta wymagane może być podanie numeru zlecenia oraz numeru telefonu przypisanego do danego zgłoszenia.

Dane te są wykorzystywane wyłącznie do odnalezienia właściwego zlecenia i ograniczenia dostępu do informacji o jego statusie.

6. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych oznaczonych w formularzu jako wymagane jest konieczne do przyjęcia i obsługi zgłoszenia.

Bez podania danych wymaganych, w szczególności danych umożliwiających kontakt z klientem i identyfikację zgłoszenia, realizacja usługi może nie być możliwa.

Dane oznaczone jako opcjonalne nie są wymagane do wysłania formularza, chyba że w konkretnym przypadku okażą się konieczne do prawidłowego wykonania usługi.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane lub udostępniane podmiotom wspierającym działanie RepCak, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług.

Mogą to być w szczególności:

• dostawcy hostingu strony,
• dostawcy infrastruktury informatycznej,
• dostawcy baz danych i usług backendowych, w tym Supabase,
• dostawcy poczty elektronicznej,
• dostawcy usług księgowych lub rozliczeniowych, jeżeli będą wykorzystywani,
• podmioty świadczące pomoc techniczną,
• organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie administratora otrzymują dostęp wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania powierzonych im zadań.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług dostawców infrastruktury informatycznej dane mogą w określonych przypadkach być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, administrator stosuje mechanizmy przewidziane przez RODO, w szczególności decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne, jeżeli są wymagane.

9. Jak długo przechowujemy dane

Dane związane ze zgłoszeniem, które nie doprowadziło do realizacji usługi, będą przechowywane nie dłużej niż jest to potrzebne do obsługi kontaktu, a następnie usuwane, chyba że istnieje inna podstawa do ich dalszego przetwarzania.

Dane dotyczące wykonanych zleceń będą przechowywane przez okres realizacji usługi, a następnie przez okres niezbędny do obsługi gwarancji, reklamacji i ewentualnych roszczeń, do czasu upływu właściwego okresu ich przedawnienia.

Dane zawarte w dokumentach wymaganych przez przepisy podatkowe lub dotyczące rozliczeń będą przechowywane przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy.

Dane techniczne i logi bezpieczeństwa będą przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa systemu, analizy incydentów i ochrony przed nadużyciami.

Po ustaniu podstawy przetwarzania dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo.

10. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zależności od podstawy i charakteru przetwarzania masz prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• otrzymania kopii danych,
• sprostowania nieprawidłowych danych,
• uzupełnienia danych,
• żądania usunięcia danych,
• żądania ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora.

Nie wszystkie powyższe prawa mają zastosowanie w każdej sytuacji. Przykładowo administrator może być zobowiązany do dalszego przechowywania niektórych danych ze względu na obowiązek wynikający z przepisów prawa lub konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jeżeli w konkretnym przypadku dane są przetwarzane na podstawie zgody, masz również prawo wycofać ją w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

11. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, możesz wnieść skargę do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12. Automatyczne podejmowanie decyzji i profilowanie

RepCak nie podejmuje wobec klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

Dane klientów nie są wykorzystywane do profilowania marketingowego.

13. Pliki cookies i dane techniczne

Strona może wykorzystywać rozwiązania techniczne niezbędne do:

• prawidłowego działania strony,
• utrzymania sesji użytkownika lub administratora,
• działania mechanizmów logowania,
• zabezpieczenia panelu administracyjnego,
• zapamiętania niektórych ustawień technicznych.

Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone narzędzia analityczne, reklamowe lub inne technologie wymagające zgody użytkownika, odpowiedni mechanizm uzyskiwania i wycofywania zgody zostanie wdrożony przed rozpoczęciem ich wykorzystywania.

14. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub ujawnieniem.

Dostęp do systemu administracyjnego jest ograniczony do osób upoważnionych.

Dane zgłoszeń nie powinny być publicznie dostępne, a dostęp do informacji o statusie zlecenia wymaga dodatkowej weryfikacji.

15. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian sposobu działania strony, zakresu świadczonych usług, wykorzystywanych dostawców technologicznych lub obowiązujących przepisów.

Aktualna wersja polityki jest publikowana na stronie RepCak wraz z datą ostatniej aktualizacji.

16. Kontakt

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z RepCak: